LinkedIn
Twitter
Facebook

Bellen met Teams? Dat kan ik toch al?

Thuiswerken. We zijn er inmiddels al behoorlijk aan gewend. Het zou straks wel eens ‘het nieuwe normaal’ kunnen worden. Intermediair en de Nationale Vacaturebank deden er al onderzoek naar: de helft van werkend Nederland wil ook na de coronacrisis in ieder geval gedeeltelijk blijven thuiswerken.

Ben jij wel bereikbaar?

Als we inderdaad allemaal nog vaker op afstand gaan werken, is telefonische bereikbaarheid voor organisaties belangrijker dan ooit. Hoe pak je dat aan als medewerkers niet op kantoor, maar vanuit huis werken? Denk maar eens aan alle telefoontjes die reisorganisaties te verwerken kregen aan het begin van de coronacrisis, de vragen voor klantenservices van webwinkels, medewerkers bij informatielijnen, etc.

Teams: de ideale thuiswerkoplossing

Als we op zakelijk gebied iets hebben geleerd in de afgelopen periode, is dat Microsoft Teams een ideale thuiswerkoplossing is gebleken om te vergaderen, documenten te delen, te chatten, kortom: om in contact te blijven met collega’s.

Veel organisaties en bedrijven werken met Microsoft Office 365, waardoor ze automatisch Teams hebben. En dat werkt zo lekker samen met alle andere applicaties binnen Office 365, dat Teams eigenlijk als vanzelf de ideale thuiswerkoplossing is geworden. Hoe mooi zou het zijn als je met Teams ook extern kunt bellen en je bereikbaarheid voor klanten in één keer goed regelt?

Bellen met Teams

Bellen met Teams? Maar dat kan ik toch al? Dat is een opmerking die ik bijna dagelijks hoor en dat klopt helemaal: als je met Microsoft Teams werkt, kun je prima bellen. Dat wil zeggen: alleen met je collega’s en relaties binnen Teams. Maar er is meer. Je kunt Teams nu ook gebruiken om extern te bellen en gebeld te worden. Met je eigen doorkiesnummer of afdelingsnummer van kantoor, ongeacht waar je als medewerker zit. Eigenlijk net als een vertrouwde telefooncentrale, maar dan eentje die helemaal past bij het thuiswerken van nu.

Wij doen het ook

Het leuke is dat we dat zelf hebben ervaren. Sinds het moment dat we gingen thuiswerken, is Teams binnen ons eigen bedrijf dé thuiswerkoplossing geworden waarmee we inmiddels alles doen: van vergadering en overleg tot en met onze vrijdagmiddagborrel.

Al heel snel hebben we onze telefonische bereikbaarheid aan Teams toegevoegd door een geavanceerde koppeling met onze eigen oplossing voor cloudtelefonie, IP Business Manager (IPBM). Superhandig, vinden wij. Een voorbeeld?

Een voorbeeld: onze helpdesk

Neem mijn helpdeskcollega’s. Die werken nu ook vanuit huis. Als een klant ons 088-supportnummer belt, krijgt een van mijn collega’s de call via Teams binnen. De klant merkt daar niets van en wordt net zo geholpen als altijd, terwijl wij profiteren van de voordelen van het extern bellen met Teams. Ik noem er een paar.

  1. Als je gaat bellen met Teams, houd je gewoon het vaste afdelingsnummer (zoals het 088-nummer bij onze helpdesk) of je eigen directe doorkiesnummer van kantoor. Als je zelf terugbelt, gebeurt dit met datzelfde nummer. Ook als je dat via Teams doet met je mobiele telefoon. En dat is voor veel mensen prettig, bijvoorbeeld als klantcontactmedewerker, omdat je lang niet altijd wilt dat je mobiele nummer zichtbaar is voor de klant. Zeker als je één mobiele telefoon hebt voor zowel zakelijk als privé.
  2. De groepsschakeling blijft in stand. Nog een keer onze helpdesk als voorbeeld. Een klant belt voor support. In de IP Business Manager – de koppeling met Teams – is ingegeven hoe dit nummer beantwoord moet worden: eerst naar nummer 1 van de groep, is die niet aanwezig, dan naar nummer 2, etc. Deze functie zit standaard in de IPBM en voeg je zo toe aan Teams. Bijkomend voordeel: meld je je af in Teams? Dan ben je dus ook niet beschikbaar voor telefoonverkeer en gaat het gesprek meteen naar voicemail of een andere collega.
  3. Kun je een binnenkomend gesprek niet beantwoorden? Dan kun je in de IPBM aangeven dat alle gesprekken wilt laten opnemen en bewaren op één plek, de centrale voicemail. Handig voor afdelingen om alle voicemail in één keer te kunnen afluisteren.

En de telefonist(e) dan?

Nog zo’n terugkerende vraag, maar ook aan de telefonist hebben we gedacht. Bij veel bedrijven en organisaties is de telefonist het eerste contact voor de klant. De spin in het web die alle telefoonverkeer goed, snel en naar de juiste medewerker afhandelt. Wij hebben voor bellen met Teams als extra optie de pc-bedienpost toegevoegd. De bedienpost heeft de functie van een fysieke telefooncentrale.

Komt er een telefoongesprek binnen? Dan ziet de telefonist op het scherm wie er aanwezig, in gesprek of in vergadering is. Alle functies van een fysieke telefooncentrale zijn beschikbaar: verschillende lijnen tegelijkertijd afhandelen, bellers in de wacht zetten, namen zoeken in een gids, terugvalverkeer afhandelen (als een rechtstreekse beller bij geen gehoor terugkomt bij de receptie), statusinzichten bekijken. Dus ja, ook voor de telefonist is bellen met Teams gemakkelijk.

Zo werkt bellen met Teams

Om extern te kunnen bellen met Teams heb je twee dingen nodig.

  1. Als eerste is dat een Office-365-licentie met Teams. Dat is eigenlijk wat de meeste organisaties en bedrijven al hebben. Binnen Teams voeg je via je Microsoft-leverancier voice enabling toe aan je licentie. Daarmee krijg je de mogelijkheid ook buiten Teams te bellen (er wordt een numeriek toetsenbord toegevoegd aan je Teams-omgeving) of gebeld te worden. Met voice enabling gedraagt Teams zich als het ware als een gewoon fysiek telefoontoestel, dat je kunt aanmelden bij de telefooncentrale.
  2. Als tweede is dat de IP Business Manager die wij koppelen met Teams, waarna we alle functies inregelen die je nodig hebt. Binnen een paar dagen zijn je medewerkers thuis net zo goed bereikbaar als op kantoor.

Hoe werkt het met een gewone telefooncentrale?

Heb je een gewone telefooncentrale, bijvoorbeeld voor de medewerkers die wel op kantoor werken, en een groep die thuis werkt? Ook dan kun je je bereikbaarheid voor thuismedewerkers regelen door bellen met Teams in te zetten naast je eigen telefooncentrale. Zonder dat je allerlei nieuwe hardware hoeft aan te schaffen. Je hebt dan meteen een cloudoplossing, met handige functies die naadloos aansluiten bij de functies van je huidige centrale, maar die je zou missen als je toestellen gewoon zou doorschakelen.

En met een softphone?

Heb je een VoIP-centrale die geschikt is voor een softphone-applicatie, dan ben je prima bereikbaar op je eigen doorkiesnummer via je pc, laptop of smartphone. Eén nadeel: de softphone staat los van Teams, waar je waarschijnlijk ook mee werkt. Als je bijvoorbeeld via Teams in gesprek bent met een collega of in vergadering zit en je wordt gebeld op je softphone, dan weet die laatste niet dat je in gesprek bent. Integreer je alles binnen bellen met Teams, dan wordt een inkomend gesprek automatisch naar je voicemail geleid. De IPBM ziet namelijk dat je niet beschikbaar bent. Zo houd je focus.

Structureel bereikbaar met Teams

Nu we ons realiseren dat thuiswerken best voordelen heeft – denk alleen al aan het wegvallen van reistijd – en dat het wel eens een blijvend fenomeen kan zijn, is het tijd om onze bereikbaarheid structureel op te pakken. Door te gaan bellen met Teams heb je dit heel snel geregeld. Vaak binnen een paar dagen. Zo zijn je medewerkers thuis net zo goed bereikbaar als op kantoor.

Wil je weten hoe jouw organisatie kan gaan bellen met Teams? Bel of mail me; ik help je graag verder.

Jeroen van Hoorn

Consultant Cloud Contact

+31 88 00 67 130

Share This