LinkedIn
Twitter
Facebook

Online meetings, daar zitten we nog wel even aan vast!

Hoe snel kan de wereld veranderen. Waar we “vroeger” wel even langskwamen, opteren we nu steeds vaker voor een “online meeting”. De systemen die hiervoor het meest gebruikt worden zoals Microsoft Teams, Zoom, etc. konden de vraag bijna niet aan, zeker niet in de beginperiode van onze lockdown. Vervolgens werden er wat zwakke plekken blootgelegd, met name bij Zoom, die voor dit bedrijf niet heel positief hebben uitgepakt.

We redden ons wel, voorlopig…

In algemene zin lukt het ons wel aardig. Laptop met camera, eventueel een headset en je komt een heel eind. In het begin van onze lockdown waren de headsets eigenlijk niet aan te slepen en ontstond er een tekort, deels ook door de geringe aanvoer uit met name China, waar veel van deze spullen gemaakt worden. Inmiddels zijn we een tijdje verder en worden de beperkende maatregelen opgeheven of versoepeld, echter de teruggang naar wat we voorheen normaal noemden is er niet nog niet en we moeten uit blijven kijken voor een 2e uitbraak van het COVID-19 virus.

Vaker thuiswerken in de toekomst

Zakelijk zien we dat mensen weer deels op kantoor gaan werken en deels thuis blijven werken. Uit de eerste resultaten over de afgelopen periode komt naar voren dat dit eigenlijk prima werkt en wellicht is nu de tijd aangebroken om dit structureel te blijven doen. De “smet” die rustte op thuiswerken is er feitelijk van af. Het levert ook de nodige positieve side-effects op, zoals minder tijd in de file, lagere brandstofkosten, lagere kosten voor reiskostenvergoedingen, etc. Uiteraard zijn er ook de nodige uitdagingen, zoals op gebied van HR en management, organisatorisch en technisch.

Nadelen van online meetings

Als ik kijk naar onze eigen ervaringen dan merken we dat “online” vergaderingen een prima alternatief zijn, maar soms nadelige effecten hebben. In situaties waarbij een deel van de mensen op kantoor is en in een vergaderruimte zit en een deel via Teams deelneemt aan de vergadering, blijkt toch vaak dat in de vergaderruimte een laptop met een speaker niet echt voldoet.

  • Het is voor de online deelnemers vaak lastig om iedereen goed te verstaan. En andersom geldt dat wanneer je als online deelnemer spreekt, dat het voor de deelnemers in de vergaderzaal lastig om dit goed te verstaan. Zeker wanneer er meerdere mensen ingelogd zijn via Teams.
  • Daarnaast is rondzingen van geluid erg hinderlijk tijdens een meeting.
  • Bovendien merk je dan dat een camera van een notebook prima geschikt is om degene in beeld te brengen die gebruik maakt van de notebook, maar niet als camera om een grotere ruimte in beeld te brengen.

Bovenstaande herkenbaar? Bij ons in ieder geval wel!

Los het op met een video conferencing systeem!

Met een Video Conferencing systeem kun je bovenstaande issues eenvoudig oplossen. Leveranciers bieden Video Conferencing systemen geschikt voor kleinere, middelgrote en grote vergaderzalen. Hoe maak je nu een goede keuze? Belangrijk hierbij is te kijken wel soort platform je gebruikt voor online meetings. Binnen ons bedrijf maken we we net als veel bedrijven gebruik van Microsoft Teams. Yealink, bekend als fabrikant van telefoonstellen, biedt ook een range van video conferencing systemen speciaal ontwikkeld voor gebruik met Microsoft Teams.

Hoe werkt Video Conferencing in Teams

Laten we de MVC500 set van Yealink als voorbeeld nemen. Dit systeem bestaat uit diverse componenten zoals een zgn. wide-angle camera, die een hele ruimte in beeld brengt, bedrade of draadloze microfoons die in de ruimte gelegd kunnen worden, een soundbar en wat besturingskastjes, waarmee het systeem ingesteld en bestuurd kan worden.

  1. Zoals aangegeven is deze set specifiek voor Microsoft Teams ontwikkeld en na aansluiten van de diverse componenten, maak je tevens een Vergaderzaal aan in Exchange/Teams, zodat medewerkers deze kunnen boeken bij een meeting. Eigenlijk hetzelfde als wanneer je een ruimte boekt.
  2. Deelnemers in de vergaderzaal starten de meeting en mensen die online deelnemen, melden zich aan via Teams. Alle deelnemers worden netjes op een gekoppeld groot scherm geprojecteerd en de camera in de zaal brengt iedereen in beeld.
  3. De microfoons zorgen ervoor dat iedereen verstaanbaar is en de soundbar zorgt ervoor dat iedereen alles goed kan horen.
  4. Uiteraard kunnen alle functies van Microsoft Teams worden gebruikt zoals het delen van je scherm.
  5. Ook op zichzelf staande systemen, zoals bijv. Barco Clickshare, kun je nadat je ze hebt gekoppeld gewoon gebruiken.

Al met al zorgen dergelijke systemen voor een uitermate goede integratie met Microsoft Teams en bieden hoogwaardige audio en video-ervaringen. De genoemde set MVC500 is bedoeld/geschikt voor middelgrote ruimtes, maar er zijn ook systemen voor kleinere en grote ruimtes.

Meer weten over de mogelijkheden van video conferencing, neem gerust contact met mij op. Cloud Contact levert, installeert en onderhoudt deze systemen voor je.

Henk Jansen

Share This